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外贸询盘来了,第一封回信“得讲究”(WYH)

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文章出处:天津孺子牛电子商务责任编辑:孺子牛吴英华人气:-发表时间:2014-09-03 16:16

“客户主动发来询盘,我就处于优势!邮件的回复无须像开发信一样讲究。”

你也这么想?那就错了!

在出口贸易中,应对客户询盘的回复方法层出不穷,但回复给客户的第一封邮件无疑是至关重要的,因为这会直接影响到买家与你的后续合作。

PayPal广州区的资深顾问Martin认为,回复客户的的第一封邮件是非常关键的,就像不少人会“以貌取人”一样,很多买家就是根据你的第一封邮件来筛选是否再度联系,考虑是否进一步合作。

Peggy是深圳某外贸公司的业务员,还是新手。他告诉C周刊,上班四个月来,他接到客户的询盘邮件不计其数,但给对方报价后,回音总是石沉大海。“外贸人真心伤不起,太难做了。不要说优质的客户了,连发邮件来找我要样品的客户都没有。每天回复这么多邮件,却一点效果也没有,心忒凉。我不知道该怎么办……”

“其实这种情况很常见,不仅Peggy遇到过,很多老的业务员也经常碰壁。但越是如此,外贸员就越需要头脑冷静,想出对策,从容应对。在外贸界,照样有人做得风生水起。”Martin说。

Martin向C周刊分享了回复询盘的第一封邮件关键所在:回复前,摸清客户真实来意,分析客户类型并针对性回复;回复时,注意各环节细节;回复后,邮件、传真、电话多方式进行跟踪。

回复前:区分不同客户的询盘目的 “客户主动发来询盘,我就处于优势!邮件的回复无须像开发信一样讲究。”

你也这么想?那就错了!

在出口贸易中,应对客户询盘的回复方法层出不穷,但回复给客户的第一封邮件无疑是至关重要的,因为这会直接影响到买家与你的后续合作。

PayPal广州区的资深顾问Martin认为,回复客户的的第一封邮件是非常关键的,就像不少人会“以貌取人”一样,很多买家就是根据你的第一封邮件来筛选是否再度联系,考虑是否进一步合作。

Peggy是深圳某外贸公司的业务员,还是新手。他告诉C周刊,上班四个月来,他接到客户的询盘邮件不计其数,但给对方报价后,回音总是石沉大海。“外贸人真心伤不起,太难做了。不要说优质的客户了,连发邮件来找我要样品的客户都没有。每天回复这么多邮件,却一点效果也没有,心忒凉。我不知道该怎么办……”

“其实这种情况很常见,不仅Peggy遇到过,很多老的业务员也经常碰壁。但越是如此,外贸员就越需要头脑冷静,想出对策,从容应对。在外贸界,照样有人做得风生水起。”Martin说。

Martin向C周刊分享了回复询盘的第一封邮件关键所在:回复前,摸清客户真实来意,分析客户类型并针对性回复;回复时,注意各环节细节;回复后,邮件、传真、电话多方式进行跟踪。

回复前:区分不同客户的询盘目的

Martin告诉C周刊,事实上,不是每封询盘都有下单意向。有很多客户没有时间一个个去询价,通常会漫天要报价单,然后再考虑并选择供应商;也有很多客户实际上就是竞争对手,询盘只是为了套取对方价格令自己占据优势;还有很多客户询盘是幌子,索要样品才是他们真正的目的……

Martin建议,业务员接到询盘的时候不要急于回邮件和报价,应先认真分析客户的信息,从中区分出客户是一般专业买家还是非专业买家。

首先,确认客户公司信息真实性。比如把客户公司的名称放到网络上搜索一下,找到公司网站,了解对方是工厂还是贸易公司,主要的经营范围是哪些行业。如果没有网站,也要查一下对方的踪迹。如果是在B2B等平台上注册的,可以看看注册时间,就可大致知道客户对市场是否了解。

其次,判断客户公司是否专业。先了解客户公司主要有哪些销售渠道,一年估计有多大的采购量。通过客户公司邮件问题判断其是否专业,主要需要的是什么产品、材质、风格、制作工艺、主要用途和客户所在市场大环境对产品的要求,价位的要求等是否与自己公司情况匹配。

最后,推测客户公司目标是否明确。根据客户对产品的具体或单一的要求、初次的求购数量,对产品的质量状态和包装状态有什么特殊要求,是否含税含运费等问题初步预测出客户询盘的用意及购买意向。

回复时:不同类型客户回复不一样的邮件 “客户主动发来询盘,我就处于优势!邮件的回复无须像开发信一样讲究。”

你也这么想?那就错了!

在出口贸易中,应对客户询盘的回复方法层出不穷,但回复给客户的第一封邮件无疑是至关重要的,因为这会直接影响到买家与你的后续合作。

PayPal广州区的资深顾问Martin认为,回复客户的的第一封邮件是非常关键的,就像不少人会“以貌取人”一样,很多买家就是根据你的第一封邮件来筛选是否再度联系,考虑是否进一步合作。

Peggy是深圳某外贸公司的业务员,还是新手。他告诉C周刊,上班四个月来,他接到客户的询盘邮件不计其数,但给对方报价后,回音总是石沉大海。“外贸人真心伤不起,太难做了。不要说优质的客户了,连发邮件来找我要样品的客户都没有。每天回复这么多邮件,却一点效果也没有,心忒凉。我不知道该怎么办……”

“其实这种情况很常见,不仅Peggy遇到过,很多老的业务员也经常碰壁。但越是如此,外贸员就越需要头脑冷静,想出对策,从容应对。在外贸界,照样有人做得风生水起。”Martin说。

Martin向C周刊分享了回复询盘的第一封邮件关键所在:回复前,摸清客户真实来意,分析客户类型并针对性回复;回复时,注意各环节细节;回复后,邮件、传真、电话多方式进行跟踪。

回复前:区分不同客户的询盘目的

Martin告诉C周刊,事实上,不是每封询盘都有下单意向。有很多客户没有时间一个个去询价,通常会漫天要报价单,然后再考虑并选择供应商;也有很多客户实际上就是竞争对手,询盘只是为了套取对方价格令自己占据优势;还有很多客户询盘是幌子,索要样品才是他们真正的目的……

Martin建议,业务员接到询盘的时候不要急于回邮件和报价,应先认真分析客户的信息,从中区分出客户是一般专业买家还是非专业买家。

首先,确认客户公司信息真实性。比如把客户公司的名称放到网络上搜索一下,找到公司网站,了解对方是工厂还是贸易公司,主要的经营范围是哪些行业。如果没有网站,也要查一下对方的踪迹。如果是在B2B等平台上注册的,可以看看注册时间,就可大致知道客户对市场是否了解。

其次,判断客户公司是否专业。先了解客户公司主要有哪些销售渠道,一年估计有多大的采购量。通过客户公司邮件问题判断其是否专业,主要需要的是什么产品、材质、风格、制作工艺、主要用途和客户所在市场大环境对产品的要求,价位的要求等是否与自己公司情况匹配。

最后,推测客户公司目标是否明确。根据客户对产品的具体或单一的要求、初次的求购数量,对产品的质量状态和包装状态有什么特殊要求,是否含税含运费等问题初步预测出客户询盘的用意及购买意向。

回复时:不同类型客户回复不一样的邮件

查清客户资料后,对客户类型进行分析,再针对不同类型的客户针对性地回复邮件。接到询盘,如果邮件内容很空泛,一般要查询该客户公司的网站,了解其经营产品的类型,然后给一个简单的回复,说明可以提供的产品有哪些,卖得最好的是哪款;要求对方告知针对的市场,提供所需产品的详细信息,并提醒客户不同规格产品的价格是不一样的,没有规格无法报价(客户如果是经营该产品的,一定会明白并给出产品的详细信息)。

询盘里,如果客户什么也不关心,就要求你报价。那么,小心为上,千万不要成为一个报价机器。照例先查询该客户公司及产品信息,再询问他具体要哪款产品,数量是多少再报价。还可以打电话或传真沟通,这样才不容易被套价。在沟通过程中要找机会看他是否专业,才能知道他是不是真正的买家,真正的买家会很耐心地沟通,不是真正的买家最后会无声无息。

客户信息全面,包含公司名称、地址、电话、传真、联系人、公司介绍或网址,并表现出诚意的,这类客户可能是潜在性客户。对于这样的回复要有耐心,善于引导,依照他的要求结合当地市场推广情况,有针对性地介绍公司的热销产品。邮件不仅要完整回复,还需使之看起来与众不同,这样才能抓住客户的眼球。另外,邮件不一定要立刻就回,选择合适的时间更重要:比如你同时收到印度和埃及的询盘,那就没必要先回埃及的,因为埃及一般是傍晚上班,而印度是下午左右上班。

如果接到的是规格很详细的询盘,在询盘中体现出产品的参数,性能等,这类客户一看就是经验丰富的业内人士,也有明确的购买意向。观察对方资料后,可以制作一个精美的excel表格,里面涵盖客户所需产品的详细规格,并把其中一项参数稍稍改动(一定不要是最重要的一项),与客户所需稍有不同,并用有颜色的字体标示出来。再在邮件中询问客户,我们可以提供的产品与你的要求稍有不同,如果认为可以,我会进一步提供详细信息,但要注意的是一定不能报价。“这样的邮件,往往很吸引人,一般得到对方的回复几率很高。”Martin说。

Martin还表示,该类邮件发出去后,最好立刻跟一封全文本邮件,告诉客人:报价单已于几分钟之前发过去,希望他能查收;因为带了附件,不知道他有没有收到,如果没有,那请客人立刻联系。这样做,能减少邮件发出去石沉大海的情况。

此外,他特意提到对于那些真的很喜欢报价的客户,建议报虚价,给彼此讨价还价的余地。”

技巧一:产品图片粘在邮件正文抓眼球 “客户主动发来询盘,我就处于优势!邮件的回复无须像开发信一样讲究。”

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Peggy是深圳某外贸公司的业务员,还是新手。他告诉C周刊,上班四个月来,他接到客户的询盘邮件不计其数,但给对方报价后,回音总是石沉大海。“外贸人真心伤不起,太难做了。不要说优质的客户了,连发邮件来找我要样品的客户都没有。每天回复这么多邮件,却一点效果也没有,心忒凉。我不知道该怎么办……”

“其实这种情况很常见,不仅Peggy遇到过,很多老的业务员也经常碰壁。但越是如此,外贸员就越需要头脑冷静,想出对策,从容应对。在外贸界,照样有人做得风生水起。”Martin说。

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Martin告诉C周刊,事实上,不是每封询盘都有下单意向。有很多客户没有时间一个个去询价,通常会漫天要报价单,然后再考虑并选择供应商;也有很多客户实际上就是竞争对手,询盘只是为了套取对方价格令自己占据优势;还有很多客户询盘是幌子,索要样品才是他们真正的目的……

Martin建议,业务员接到询盘的时候不要急于回邮件和报价,应先认真分析客户的信息,从中区分出客户是一般专业买家还是非专业买家。

首先,确认客户公司信息真实性。比如把客户公司的名称放到网络上搜索一下,找到公司网站,了解对方是工厂还是贸易公司,主要的经营范围是哪些行业。如果没有网站,也要查一下对方的踪迹。如果是在B2B等平台上注册的,可以看看注册时间,就可大致知道客户对市场是否了解。

其次,判断客户公司是否专业。先了解客户公司主要有哪些销售渠道,一年估计有多大的采购量。通过客户公司邮件问题判断其是否专业,主要需要的是什么产品、材质、风格、制作工艺、主要用途和客户所在市场大环境对产品的要求,价位的要求等是否与自己公司情况匹配。

最后,推测客户公司目标是否明确。根据客户对产品的具体或单一的要求、初次的求购数量,对产品的质量状态和包装状态有什么特殊要求,是否含税含运费等问题初步预测出客户询盘的用意及购买意向。

回复时:不同类型客户回复不一样的邮件

查清客户资料后,对客户类型进行分析,再针对不同类型的客户针对性地回复邮件。接到询盘,如果邮件内容很空泛,一般要查询该客户公司的网站,了解其经营产品的类型,然后给一个简单的回复,说明可以提供的产品有哪些,卖得最好的是哪款;要求对方告知针对的市场,提供所需产品的详细信息,并提醒客户不同规格产品的价格是不一样的,没有规格无法报价(客户如果是经营该产品的,一定会明白并给出产品的详细信息)。

询盘里,如果客户什么也不关心,就要求你报价。那么,小心为上,千万不要成为一个报价机器。照例先查询该客户公司及产品信息,再询问他具体要哪款产品,数量是多少再报价。还可以打电话或传真沟通,这样才不容易被套价。在沟通过程中要找机会看他是否专业,才能知道他是不是真正的买家,真正的买家会很耐心地沟通,不是真正的买家最后会无声无息。

客户信息全面,包含公司名称、地址、电话、传真、联系人、公司介绍或网址,并表现出诚意的,这类客户可能是潜在性客户。对于这样的回复要有耐心,善于引导,依照他的要求结合当地市场推广情况,有针对性地介绍公司的热销产品。邮件不仅要完整回复,还需使之看起来与众不同,这样才能抓住客户的眼球。另外,邮件不一定要立刻就回,选择合适的时间更重要:比如你同时收到印度和埃及的询盘,那就没必要先回埃及的,因为埃及一般是傍晚上班,而印度是下午左右上班。

如果接到的是规格很详细的询盘,在询盘中体现出产品的参数,性能等,这类客户一看就是经验丰富的业内人士,也有明确的购买意向。观察对方资料后,可以制作一个精美的excel表格,里面涵盖客户所需产品的详细规格,并把其中一项参数稍稍改动(一定不要是最重要的一项),与客户所需稍有不同,并用有颜色的字体标示出来。再在邮件中询问客户,我们可以提供的产品与你的要求稍有不同,如果认为可以,我会进一步提供详细信息,但要注意的是一定不能报价。“这样的邮件,往往很吸引人,一般得到对方的回复几率很高。”Martin说。

Martin还表示,该类邮件发出去后,最好立刻跟一封全文本邮件,告诉客人:报价单已于几分钟之前发过去,希望他能查收;因为带了附件,不知道他有没有收到,如果没有,那请客人立刻联系。这样做,能减少邮件发出去石沉大海的情况。

此外,他特意提到对于那些真的很喜欢报价的客户,建议报虚价,给彼此讨价还价的余地。”

技巧一:产品图片粘在邮件正文抓眼球

Ailsa在天津某外贸公司做石材之类的隔音隔热材料,她去年3月曾因回复了一封欠妥的邮件,失去一位原本万无一失的澳大利亚大客户。

“我以为自己的价格很好,但最后发现浙江的同行报价比我便宜一半。我真是不敢相信,后来特地去看,才知道人家用的材料规格比我低很多。失去了这个客户,我才意识到在国际贸易中,贸易商由于缺少机会亲眼看到产品质量,常常凭一封邮件就判断价格,一旦没有妥善地回复客人的询盘邮件,我可能立即会被客人pass,这是很吃亏的。”她说。

“因此,我觉得回复客户的第一封邮件,目的不是报价,而是引起对方跟你交流的兴趣。介绍公司是必要的,但要简练清楚,突出卖点,言之有物,最好不要超过三句话。邮件内容的重点是介绍自己的产品特点,千万不要盲目报价。另外,互联网是眼球经济,所以我觉得可以把图片直接粘贴在邮件正文中吸引人,但不要把图片放在附件,那就没效果了。”Ailsa告诉C周刊说。

Martin对此也有相同的见地,他向C周刊提供了邮件范例:

Dearsirormadam,

Thankyouforyourbrowsing.

ShenzhenHYHtechnologyCo.,whichisaprofessionalmanufacturer,specializedinallkindsofcarcomponentscheckingfixtures,gages,weldingjigswithgoodqualityandverycompetitivepriceinChina.

WehavemanufacturedthecheckingfixturesforFord,VW,Benz,Subaru,Nissan,RandRoveretc.

Alsowehaveourownprofessionaldesignerstomeetanyofyourrequirements.

Pleaselinkourcompanywebsite:www.szhyh88.com,ifyouwanttoknowmoreaboutourproduct.

Enclosedaretwopicturesforyourreference,hopeyouwilllikethem.

Shouldanyofproductsbeofinteresttoyou,pleasecontactus.

Thanks&bestregards

Martinxiao

技巧二:取消网址的“http”避免被拦截 “客户主动发来询盘,我就处于优势!邮件的回复无须像开发信一样讲究。”

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Martin建议,业务员接到询盘的时候不要急于回邮件和报价,应先认真分析客户的信息,从中区分出客户是一般专业买家还是非专业买家。

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查清客户资料后,对客户类型进行分析,再针对不同类型的客户针对性地回复邮件。接到询盘,如果邮件内容很空泛,一般要查询该客户公司的网站,了解其经营产品的类型,然后给一个简单的回复,说明可以提供的产品有哪些,卖得最好的是哪款;要求对方告知针对的市场,提供所需产品的详细信息,并提醒客户不同规格产品的价格是不一样的,没有规格无法报价(客户如果是经营该产品的,一定会明白并给出产品的详细信息)。

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“我以为自己的价格很好,但最后发现浙江的同行报价比我便宜一半。我真是不敢相信,后来特地去看,才知道人家用的材料规格比我低很多。失去了这个客户,我才意识到在国际贸易中,贸易商由于缺少机会亲眼看到产品质量,常常凭一封邮件就判断价格,一旦没有妥善地回复客人的询盘邮件,我可能立即会被客人pass,这是很吃亏的。”她说。

“因此,我觉得回复客户的第一封邮件,目的不是报价,而是引起对方跟你交流的兴趣。介绍公司是必要的,但要简练清楚,突出卖点,言之有物,最好不要超过三句话。邮件内容的重点是介绍自己的产品特点,千万不要盲目报价。另外,互联网是眼球经济,所以我觉得可以把图片直接粘贴在邮件正文中吸引人,但不要把图片放在附件,那就没效果了。”Ailsa告诉C周刊说。

Martin对此也有相同的见地,他向C周刊提供了邮件范例:

Dearsirormadam,

Thankyouforyourbrowsing.

ShenzhenHYHtechnologyCo.,whichisaprofessionalmanufacturer,specializedinallkindsofcarcomponentscheckingfixtures,gages,weldingjigswithgoodqualityandverycompetitivepriceinChina.

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Thanks&bestregards

Martinxiao

技巧二:取消网址的“http”避免被拦截

除了分清客户询盘目的,对不同类型客户回复邮件有不同方法,在回复邮件的过程中还应该注意一些问题,Martin根据自己多年的经验向C周刊总结道:

标题要简明扼要,一下子抓住客人的眼球。可根据实际情况提供有吸引力的政策,比如说免费样品随时可以提供,或者说根据具体尺寸不同,价格可以略作调整等等。又或者以客户所需的产品名称为标题,如此,客户打开邮件的可能性很高。

正文不宜过长,应开门见山,直中主题,简单明了。开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人,可立即拉近与客户的距离。根据客户的要求有针对性地回复,主要是让客户知道我们有这个产品,让他一眼扫过去,就明白。因为客户每天有上百封email要看,根本没时间看你的长篇大论,你的文字越多给客户造成的困扰就越大。太长的文章,很可能会被当垃圾邮件处理。

正文中的重点内容可以醒目加粗以吸引客户。

最好不要添加公司链接,因为国外可能会屏蔽链接。如果附上公司的网址最好是取消链接效果,把前面的http去掉,这样客户既能够看到公司的网站,又能避免邮件被系统当成垃圾邮件遭遇拦截。

邮件中若有附件,最好采用PDF格式并控制在1M以内,这样客人比较容易打开。过几天再通过电话或传真跟踪。

充分利用签名档,增加不敏感的广告词。签名档可以带url或者email,这并不会增加被国外服务器拦截的概率。比较老练的业务员,最好可以借此形成自己的风格。

回复询盘的第一封邮件最好不要忙于报价,但若是熟悉的客户,询盘内容仔细,便可报价。但报价要有点梯度和技巧。可以写两封邮件,第一封针对客人的情况,给出几套方案,做好报价单,里面加入相关资料和包装信息,推荐几款适合他们市场的产品。另一款要做出高中低3种价格,用的材料不同,包装不同,印刷也不同,让客人选择,然后再根据具体的情况来分析。这可测试客人的反应和专业性。

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